Come scrivere una mail formale

Negli ultimi anni la diffusione dei social network e delle applicazioni di messaggistica istantanea hanno riavvicinato le persone alla scrittura, anche se la maggior parte delle volte si tratta di messaggi informali, destinati a parenti o amici. Le cose cambiano parecchio quando si deve scrivere una mail formale: quando si deve inviare una comunicazione ad un professore, ad un avvocato, ad un ente o ad un’azienda per proporre una candidatura lavorativa sarebbe opportuno utilizzare un tono più distaccato e chiaro, seguendo una struttura precisa ed elegante.

Lo stile di scrittura più adatto ad una mail formale

Di solito con il termine lettera o mail formale si indicano quelle comunicazioni inviate a persone sconosciute o con le quali non si ha particolare confidenza, oppure alle persone a cui si vuole mostrare un certo rispetto. In realtà si ricorre a questo tipo di messaggio anche quando si vuole comunicare in maniera fredda e distaccata con qualcuno con cui il rapporto non è particolarmente idilliaco. Sembrano destinatari molto diversi tra loro, ma lo stile di scrittura e la struttura della lettera (ma lo stesso vale per le email) devono seguire criteri molto simili tra loro.

Per quanto riguarda lo stile, ci sono alcune regole da seguire. Ovviamente bisogna cercare di essere il più chiari possibile: il corpo della mail formale deve essere composto da frasi concise ed asciutte; i periodi devono essere brevi, senza troppi giri di parole e dettagli inutili, ma comunque esaustivi e non devono asciare dubbi sul loro significato. Visto che si parla di email, quindi di testi scritti al computer, una cosa a cui dare particolare attenzione è la scelta del font: deve essere leggibile e di una grandezza adeguata; meglio evitare grassetti inutili e cambi di colore che possono distrarre e stancare il lettore. Da evitare caratteri non formali come il Comic Sans.

Attenzione ad ortografia e punteggiatura

Nella maggior parte dei casi, nelle lettere formali ci si rivolge all’interlocutore dandogli del lei: una delle regole di questo tipo di comunicazioni consiste nel far iniziare la parola Lei con la lettera maiuscola (lo stesso vale per il Voi, che si utilizza quando ci si rivolge ad una ditta). E poi, a differenza di quello che succede quando si scrive un messaggino ai propri amici, bisogna fare decisamente più attenzione alla correttezza del testo. Questo significa che bisogna controllare bene l’ortografia (rileggere più volte una mail formale prima di cliccare sul tasto Invia non è mai una cattiva idea) ed utilizzare la punteggiatura nel modo corretto. Purtroppo questo è un aspetto che molti sottovalutano, ma la punteggiatura svolge un ruolo fondamentale: scandisce il ritmo del testo e rende più agevole la lettura al destinatario del messaggio.

Le regole relative allo stile di scrittura di una mail formale possono sembrare un po’ troppo rigide, ma alla fine non c’è nulla di particolarmente complicato. Con un po’ di attenzione, basta fare un po’ di pratica per abituarsi alla creazione di testi di questo tipo. Forse ci può essere un po’ più di difficoltà a rispettare quella che è la struttura tipica delle comunicazioni formali: lo schema su cui impostare il testo ed il resto del messaggio è abbastanza rigido, ma d’altronde, come detto in precedenza, si parla sempre di comunicazioni abbastanza fredde, che non lasciano molto spazio alla fantasia, né per quanto riguarda i contenuti, né per quanto riguarda le regole della loro stesura.

Come scrivere una comunicazione formale via mail: la struttura del testo

La struttura di una comunicazione formale, sia in formato cartaceo che in formato digitale, è composta da una serie di elementi che non possono mai mancare. La parte alta della pagina viene dedicata all’intestazione: in questa sezione devono essere indicati il mittente ed il destinatario. La lettera si apre con l’indicazione dei dati del mittente, ovvero il nome, il cognome, l’indirizzo ed eventualmente il numero di telefono ed altri contatti, della persona che invia la comunicazione; queste informazioni sono allineate al margine sinistro. Subito sotto, ma allineate al margine destro,  vanno inserite il luogo e la data e, successivamente, le informazioni del destinatario; di solito questa parte è suddivisa in più righe:

  1. alla cortese attenzione di
  2. nome e cognome (preceduto da un appellativo o dal titolo di studio/lavorativo);
  3. c/o indirizzo dell’ufficio o indicazione della struttura presso cui il destinatario lavora.

Come abbiamo visto, uno degli aspetti principali delle lettere formali è il tono gentile e distaccato, quasi solenne, che viene utilizzato. Questa caratteristica si nota anche nella seconda riga dell’intestazione, dove il nome ed il cognome del destinatario vengono sempre preceduti da un appellativo: il più utilizzato è egregio (abbreviato in Egr.), ma se si vogliono utilizzare tonni un po’ più amichevoli si può usare anche il termine gentilissimo (abbreviato in Gent.mo). Molto spesso, soprattutto se l’email riguarda questioni lavorative o di una certa importanza, dopo l’appellativo si inserisce il titolo di studio o il titolo professionale del destinatario: ad esempio, se si sta scrivendo una mail ad un avvocato si dovrà scrivere Egr. Avv. Mario Rossi, mentre se si sta scrivendo ad un professore bisognerà scrivere Egr. Prof. Mario Rossi.

Non sempre però si ha a che fare con delle persone fisiche: nel caso in cui il destinatario sia una società o una ditta, al posto di Egr. o Gent.mo si utilizza il termine spettabile (abbreviato in Spett.), seguito dalla ragione sociale riportata per intero. Quando la comunicazione viene inviata ad un indirizzo email a cui hanno accesso più persone (cosa che può capitare spesso nelle comunicazioni con un’azienda), nella parte iniziale del testo bisognerebbe chiarire subito a chi è rivolta la comunicazione, utilizzando una frase come “alla cortese attenzione di…”.

L’oggetto ed il testo della mail

Dopo l’intestazione bisogna lasciare qualche riga in bianco, per dare un po’ di respiro alla struttura, poi si inserisce l’oggetto: non è obbligatorio, ma è sempre consigliato, perché permette al ricevente di capire fin da subito l’argomento principale della comunicazione. In questo elemento si possono inserire anche i riferimenti alle precedenti comunicazioni o ad altri documenti collegati alla lettera. L’oggetto, con cui l’allineamento del testo torna al margine sinistro, deve essere scritto in modo sintetico e chiaro; ad esempio, se si scrive ad un professore per richiedere la tesi si può inserire:

            Oggetto: Corso di Laurea in Economia Aziendale – Richiesta tesi

Dopo aver inserito l’oggetto si passa a quello che è il testo vero e proprio della mail formale. Si inizia sempre con la classica formula di apertura, che non è altro che una riproposizione della seconda riga della sezione dell’intestazione dedicata ai dati del destinatario; la lettera quindi si apre con qualcosa tipo Egr. Dott. Mario Rossi seguito da una virgola. Si va a capo e si scrive l’introduzione del testo: qui bisogna esporre in modo chiaro e sintetico il motivo per cui si sta scrivendo l’email. Terminata l’introduzione, si prosegue la scrittura della parte centrale del testo, nella quale bisogna argomentare quanto annunciato con l’oggetto e l’introduzione. La lettera può essere scritta sia in terza persona che in prima persona, utilizzando rispettivamente le formule “il sottoscritto” o “io sottoscritto”, mantenendo però la stessa scelta dall’inizio alla fine del testo.

Il testo della mail formale si conclude con le classiche frasi di commiato e con i saluti. Le formule più utilizzate sono: “in attesa di un suo gentile riscontro…” o “ringraziandoLa per l’attenzione e per il tempo che vorrà dedicarmi…”. Per congedarsi dal destinatario i classici “cordiali saluti” continuano ad esser la soluzione più adottata. Le lettere si chiudono con la firma, che va apposta allineata al margine destro; visto che si parla di email può essere sufficiente scrivere il proprio nome e cognome, ma è possibile anche applicare un’immagine del proprio autografo. Se alla email vengono allegati altre comunicazioni o documenti, è necessario indicarlo nella parte finale della comunicazione.

Questi sono i miei consigli per scrivere una mail formale, che potranno aiutarti nella comunicazione con professori universitari o scolastici, colleghi di lavoro, capi e quant’altro. Ti è stato utile questo articolo? Hai bisogno di una mano a scrivere una mail formale? Cercami all’indirizzo info@anniriapunzo.com!