Come scrivere un comunicato stampa: cos’è e come farlo

Chi ha intenzione di fare della scrittura il suo lavoro deve assolutamente sapere come realizzare un comunicato stampa. È sufficiente dare un’occhiata alle offerte di lavoro pubblicate sul web per scoprire che si tratta di una delle skill più richieste dalle aziende, dagli imprenditori e dalle associazioni che sono alla ricerca di un copywriter o di una persona che si occupi delle loro pubbliche relazioni. In questa pagina vedremo come scrivere un comunicato stampa, ma solo dopo aver capito per bene di cosa si tratta e a chi e come può essere divulgato.

Cos’è un comunicato stampa e a chi deve essere inviato

Un comunicato stampa è un documento, solitamente di breve lunghezza, con cui un’azienda, un’impresa, un’associazione o un’istituzione intendono far conoscere determinati contenuti. L’obiettivo, in pratica, è quello di informare ed aggiornare le persone giuste e nel momento giusto. È quindi importantissimo avere bene in mente il target a cui si punta; per far sì che la notizia possa raggiungere il pubblico, il comunicato viene inviato a giornalisti, editori, testate e ad altri media, che potranno utilizzarlo come base per un articolo o un servizio. Quando si trasmette un comunicato stampa è sempre opportuno inviare un’altra comunicazione, una sorta di lettera con cui si presenta il soggetto che emette il comunicato e che ne sintetizzi il contenuto.

Chi ha già un po’ di esperienza nel mondo della scrittura avrà già capito che per farsi largo in questo campo non è sufficiente “scrivere bene”. Certo, questo rimane un aspetto fondamentale della professione, ma nella maggior parte dei casi bisogna essere bravi a convogliare il proprio talento all’interno di alcuni schemi abbastanza rigidi. Il comunicato stampa infatti va stilato seguendo una struttura standard, ma il suo contenuto, a partire dal titolo, deve essere scritto in modo tale da attirare l’attenzione del giornalista o dell’editore a cui viene mandato, ma anche tenendo conto di quello che dovrebbe essere il fruitore finale della notizia.

Può sembrare facile, ma bisogna considerare il fatto che i giornalisti, le testate e le case editrici ricevono tantissime comunicazioni ogni giorno. Molte di queste, purtroppo, finiscono direttamente nel cestino: per questo è importante preparare un documento ben fatto ed in grado di attirare la loro attenzione. Spesso si dice che le chance di pubblicazione sono più alte quando il comunicato stampa ha una lunghezza contenuta ed è ben scritto. Non è esattamente una regola assoluta, ma è senza dubbio un consiglio che merita di essere tenuto a mente.

Come si scrive un comunicato stampa: la struttura del documento

Solitamente la struttura base di un comunicato stampa è composta da questi elementi:

  • titolo;
  • luogo e data;
  • incipit (chiamato spesso anche lead);
  • corpo del testo;
  • contatti.

Andiamo a vedere meglio cosa deve contenere ciascuno di questi elementi.

Titolo, data e incipit

Il titolo è importantissimo: deve riuscire a catturare l’attenzione di chi legge ed allo stesso tempo deve far capire in modo chiaro qual è l’oggetto del comunicato, ma deve farlo in poche, pochissime parole. Il titolo solitamente è scritto in maiuscolo, in grassetto e con un carattere più grande rispetto al resto del testo. Subito sotto ci può essere un sottotitolo il cui compito è quello di completare il titolo, non ribadirlo. La combinazione tra titolo e sottotitolo dovrebbe riuscire a dare una risposta a quelle che in ambito giornalistico vengono chiamate “le cinque W”: chi, quando, dove, come e perché.

Nello spazio riservato al luogo ed alla data non bisogna inserire i dati relativi all’evento di cui si parla nel comunicato (aspetti che di solito sono già specificati nel titolo o nel sottotitolo), ma vanno indicati la data ed il luogo in cui il documento viene redatto. Può sembrare un dettaglio, ma in questo modo chi riceve il comunicato stampa si crea immediatamente un’idea della distanza temporale tra la data di invio del testo e la data dell’evento, cosa che gli permette di organizzare al meglio l’eventuale pubblicazione.

Dopo la data va inserito l’incipit: se il titolo ha il compito di attirare l’attenzione e far capire il tema del comunicato, l’incipit deve riuscire ad esprimere l’essenza del testo in una singola frase. Nel lead vanno inserite le parole chiave (magari mettendole in grassetto) e tutti i dettagli che si ritengono essenziali. Chi riceve il comunicato solitamente adotta una tecnica di lettura veloce, quindi è importante fargli trovare fin da subito tutti gli elementi fondamentali della notizia.

Il testo del comunicato

Si arriva poi al corpo del comunicato stampa. Deve essere scritto in modo chiaro e deve descrivere in modo completo la notizia. Sempre per il discorso relativo alla tecnica di lettura veloce, non sarebbe una cattiva idea sviluppare gli argomenti in ordine decrescente di importanza. Il testo di norma viene suddiviso in paragrafi:

  • il primo paragrafo contiene le informazioni di base; ad esempio, se il comunicato viene inviato per far conoscere un determinato evento, il primo paragrafo deve descrivere in poche parole l’idea dell’evento stesso, chi sono i partecipanti e cose simili;
  • il secondo paragrafo è la parte centrale del testo; qui l’argomento viene sviluppato in modo più dettagliato; solitamente si usano i virgolettati (a mo’ di intervista) per dare un tocco più personale al comunicato;
  • il terzo paragrafo è quello dedicato alla conclusione del testo. È la parte che rischia maggiormente il taglio al momento della pubblicazione, quindi qui è meglio limitarsi alle informazioni di contorno: come detto, il testo del comunicato va stilato inserendo gli argomenti in ordine decrescente di importanza. Il paragrafo conclusivo può quindi contenere curiosità, approfondimenti e collegamenti non essenziali, ma che comunque possano interessare il lettore.

La struttura del comunicato stampa si chiude con i contatti. Non devono mai mancare, mai. Sono fondamentali: chi riceve il comunicato deve sapere a chi rivolgersi nel caso in cui volesse approfondire l’argomento. I contatti devono essere completi: nome e cognome del responsabile della comunicazione, ragione sociale dell’azienda o dell’associazione, numero di telefono, indirizzo email, pagine social e sito web.

Come completare un comunicato stampa

Finora abbiamo parlato di tutto quello che è necessario sapere per redarre un comunicato stampa leggibile. Per renderlo ancora più efficace, e quindi far salire le sue possibilità di pubblicazione, si può fare qualcosina di più. Secondo un vecchio modo di dire anche l’occhio vuole la sua parte: è vero e questo vale pure per i comunicati stampa; un po’ di grafica non può che fare bene al documento, quindi semaforo verde per il proprio logo nell’intestazione e alle foto da allegare, in modo da permettere al giornalista o al sito che riceve il comunicato di poter pubblicare la notizia con un’immagine senza doverla andare a cercare.

Il documento deve essere mandato con le giuste tempistiche: se si parla di un evento, il comunicato non deve essere mandato a ridosso della sua data, ma neanche con un anticipo esagerato. Gli esperti consigliano di inviare il testo una o due settimane prima, meglio se durante il mattino (in quelle ore le redazioni ed i proprietari di siti solitamente controllano le email più frequentemente). Se il testo viene mandato con largo anticipo sarebbe bene inviare un promemoria qualche giorno prima dell’evento. Dopo aver inviato il comunicato stampa si potrebbe anche contattare i destinatari per confermare l’inoltro del documento: in questo modo, oltre che avere la certezza che il comunicato è arrivato a destinazione, si crea un contatto reale e ci si mostra sociali e disponibili, cosa che non guasta mai.